Vergoedt u de studiekosten? Maak duidelijke afspraken
Werkgevers kunnen investeren in de ontwikkeling van hun werknemers door de kosten van een opleiding of studie te vergoeden. Het is dan mogelijk om afspraken te maken om de kosten geheel of gedeeltelijk terug te vorderen als het diploma niet wordt gehaald of als de werknemer voortijdig vertrekt. Hoe legt u deze afspraken goed vast?
Wat kan NewBaze voor u betekenen op het gebied van studiekosten?
Aan de hand van onze checklist studiekostenregeling kunt u ontdekken waar een rechtsgeldige studieregeling aan moet voldoen en met welke zaken u rekening moet houden. NewBaze adviseert werkgevers over de mogelijkheden en helpt u bij het opstellen van een duidelijke overeenkomst over de terugbetaling van de betaalde studiekosten.
Bent u geïnteresseerd? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel ons op telefoonnummer 078-200 13 14.
Wanneer is een studiekostenbeding rechtsgeldig?
In de wet zijn er geen regels voor het studiekostenbeding opgenomen. Wel is er veel rechtspraak over de vraag of de werkgever al dan niet terecht de terugbetaling van de betaalde studie claimt. In de jurisprudentie zijn er dan ook een aantal voorwaarden vastgesteld:
- De regeling moet schriftelijk met de werknemer worden aangegaan.
- In de regeling moet staan dat de werknemer de studiekosten moet terugbetalen, als de arbeidsovereenkomst tijdens de studie of direct daarna wordt beëindigd.
- De werknemer mag niet langer gebonden zijn aan een terugbetalingsverplichting dan de periode waarin de werkgever geacht wordt baat te hebben van de door de werknemer opgedane kennis.
- Voor de werknemer moet voor het instemmen met de regeling duidelijk zijn welke kosten onder welke omstandigheden worden teruggevorderd. Specificeer dus zoveel mogelijk de (te verwachten) kosten.
- De verplichting tot terugbetaling dient stapsgewijs te worden verminderd, naarmate de arbeidsovereenkomst langer voortduurt (glijdende schaal).
Hoe lang heeft u baat bij uw investering?
Dit is uiteraard afhankelijk van de opleiding of studie, die uw werknemer gaat volgen. Vaak wordt deze tijd op drie jaar gesteld, maar een hoger aantal jaren is ook mogelijk. Het terugbetalen van de studiekosten moet in geval van beëindiging van de dienstbetrekking tijdens of direct na afloop van de studieperiode worden overeengekomen en duurt maximaal tot moment waarop de werkgever nog baat zou hebben gehad van de investering in de opleiding van de werknemer.
Welke kosten kunt u terugvorderen?
Alleen de kosten, die uitdrukkelijk zijn vermeld in de studiekostenovereenkomst, komen voor terugvordering in aanmerking. Benoem dus welke kosten hieronder vallen, zoals cursusgeld en studieboeken, maar kunnen ook verleturen en omzetderving omvatten. Vermeld zo mogelijk alle bedragen of geen een inschatting daarvan.
Op grond van de Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden zijn er per 1 augustus 2022 vergaande beperkingen gesteld aan de mogelijkheid om betaalde studiekosten van de werknemer terug te vorderen. Het is vanaf dat moment niet meer toegestaan om studiekosten bij de werknemer in rekening te brengen, die op grond van de wet of cao verplicht zijn. Lange tijd nadien bestond er onduidelijkheid over de vraag hoe ruim de wettelijke verplichting tot het kosteloos vergoeden van opleidingen moest worden uitgelegd. De Europese Richtlijn die in de Nederlandse Wetgeving was overgenomen, kende namelijk veel uitzonderingen op deze verplichting, maar de manier waarop de wet in 7:611a BW was opgetekend, kon betekenen dat iedere opleiding, die onder de brede scholingsverplichting van de werkgever in lid 1 viel, door de werkgever kosteloos moet worden aangeboden.
De Hoge Raad heeft op 26 september 2025 geoordeeld dat op grond van de Nederlandse wet een werkgever studiekosten niet kan verhalen op haar werknemers als de kosten verbonden zijn aan een opleiding die noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn of haar functie en voor zover de vergoeding van de kosten redelijkerwijs van de werkgever kan worden verlangd. Hierdoor vallen ook opleidingen voor beroeps- of startkwalificaties, zoals bijvoorbeeld de beroepsopleiding advocatuur, onder deze verplichting en is het verhalen van deze kosten op de werknemer niet mogelijk.
Kun je als werkgever door deze uitleg van de Hoge Raad dan nog wel rechtsgeldig een studiekostenbeding sluiten? Het antwoord daarop is ja. Als werkgever ben je alleen verplicht om in redelijkheid kosten te vergoeden. Voor een specifieke cursus die de werknemer wil volgen maar die door allerlei extra's vele malen duurder is dan de standaard cursus, zou je normaal gesproken voor het de extra (niet redelijke) kosten nog een studiekostenbeding kunnen sluiten. Ook voor opleidingen, die in geen enkel verband staan met de functie van de werknemer of onder verplichting van de werkgever om de werknemer breder te ontwikkelen voor interne inzetbaarheid valt, kun je als werkgever nog een studiekostenbeding sluiten.
Hoe legt u een glijdende schaal vast?
Omdat het profijt dat de werkgever heeft van de door de werknemer tijdens zijn studie opgedane kennis en vaardigheden afneemt, wordt een terugbetalingsverplichting alleen redelijk geacht als de werknemer steeds een lager gedeelte van de opleidingskosten moet terugbetalen. Heeft u de periode dat u baat heeft van de investering bepaald op 3 jaar, dan zou de regeling kunnen inhouden dat de werknemer in het eerste jaar na beëindiging van de studie 100%, het tweede jaar 66% en het derde jaar 33% van de kosten moet terugbetalen.
Wordt niet voldaan aan het vereiste van de glijdende schaal, dan wordt het gehele studiekostenbeding in de regel ongeldig bevonden.
Wanneer is een rechtsgeldige studiekostenregeling toch onredelijk?
Ook als de regeling aan alle hiervoor genoemde voorwaarden voldoet, kan de rechter u in sommige omstandigheden toch ontzeggen een beroep te doen op de regeling. Dit kan het geval zijn als het dienstverband op initiatief van de werkgever eindigt (bij een niet verwijtbaar ontslag of wanneer zijn arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet wordt verlengd) of wanneer de werknemer zelf opzegt, omdat voortzetting van het dienstverband onzeker zou zijn.
Ook bij een wanverhouding tussen de kosten die de werknemer moet terugbetalen en de waarde van de gevolgde opleiding kan een terugbetalingsverplichting onredelijk zijn. In sommige gevallen weegt de rechter de omstandigheid mee, of de werknemer verplicht was om de opleiding te volgen, terwijl de werknemer er zelf geen baat bij heeft gehad.
Heeft u vragen over het terugvorderen van studiekosten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel ons op telefoonnummer 078-200 13 14. Wij helpen u graag verder.