• Home
• Kennisbank
• Arbeidsrecht
• Functioneren
• Functieprofielen

Het nut van functieprofielen

Als een werknemer in dienst treedt, staat in zijn of haar arbeidsovereenkomst de titel van de functie vermeld. In sommige cao’s staan deze functies nader omschreven, maar als er geen cao van toepassing is, blijft het vaak bij een functietitel. Op veel papierwerk zit u als werkgever niet te wachten, dus een functieprofiel blijft vaak achterwege. Al doende leert de werknemer immers wel wat van hem of haar verwacht wordt. Een helder functieprofiel bewijst echter in de praktijk wel degelijk zijn waarde. Met onze gratis checklist ontdekt u hoe u een goed functieprofiel kunt opstellen.

Uit welke onderdelen bestaat een goed functieprofiel?

Taakomschrijving

De inhoud van een functie wordt vastgelegd in een taakomschrijving. Een taakomschrijving omvat de taken, verantwoordelijkheden en de bevoegdheden, behorende bij de betreffende functie. Bij de beoordeling van de uitvoering van de taken wordt gelet op de kwaliteit van de uitgevoerde taak, de productiviteit, de tijdigheid en de juistheid (accuratesse) van deze taken. Omschrijf de taken dan ook zodanig, dat zij op deze punten meetbaar zijn.

Bevoegdheden

De bevoegdheden begrenzen de taken van de werknemer. Het geeft aan wat wel en niet mag. Welke besluiten mogen in die specifieke functies zelfstandig worden genomen, tot welk bedrag mag de werknemer in die functie inkopen doen en wanneer is instemming van een leidinggevende geboden. Dit zijn vragen die met een duidelijke omschrijving van de bevoegdheden eenvoudig kunnen worden beantwoord.

Verantwoordelijkheden

Voor de verantwoordelijkheden worden de zaken omschreven waar de medewerker inzicht in moet kunnen geven en waarop hij of zij aangesproken kan worden, als de beoogde resultaten niet worden bereikt. Dit is dus eigenlijk het belangrijkste onderdeel van de functieomschrijving. Het gaat vaak immers niet zozeer om de wijze waarop iets bereikt wordt, als de beoogde resultaten maar worden behaald.

Een voorbeeld

Als de verantwoordelijkheid van een secretaresse het foutloos verzenden van correspondentie is, maakt het niet uit wat zij doet om aangeleverde teksten te controleren en aan te passen. Als de brieven maar foutloos de deur uitgaan. Als de secretaresse ook verantwoordelijk is voor de tijdige verzending en voor een reductie van de kosten op het secretariaat, mogen haar controlemiddelen uiteraard niet te veel tijd in beslag nemen of te veel kosten. De balans tussen alle verantwoordelijkheden zorgen voor een juiste inzet van de taken.

Competentieprofiel

De eisen die aan een medewerker worden gesteld, worden opgetekend in een competentieprofiel. Hierin kunt u weergeven over welke kwalificaties, zoals opleiding en ervaring, de medewerker dient te beschikken. Ook behoort tot het competentieprofiel de vereiste vaardigheden (persoonlijke en sociale vaardigheden), alsmede de overige vereisten (bijvoorbeeld het bezit van een rijbewijs) van de medewerker. Het competentieprofiel speelt een belangrijke rol in het proces van werving en selectie. Dit profiel moet goed aansluiten bij de praktijk.

Wat zijn de voordelen van het opstellen van functieprofielen?

In sommige gevallen is het een stuk makkelijker als u kunt terugvallen op een duidelijk functieprofiel. Bijvoorbeeld als u vindt dat een medewerker zijn bevoegdheden heeft overschreden, maar ook als u wilt dat uw medewerkers elkaar makkelijker vinden en niet steeds hun leidinggevenden raadplegen over hun takenpakket. Welke voordelen hebben functieprofielen nog meer?

Bij een vacature kunt u sneller een geschikte kandidaat selecteren

Een succesvolle zoektocht naar de juiste kandidaat voor een vacature begint met een zorgvuldig opgesteld functieprofiel. Enerzijds is een goed zicht nodig welke competenties benodigd zijn in de organisatie. De competenties vormen de basis om een duidelijke vacature op te maken en de selectieprocedure vast te leggen. Anderzijds kunt u op een snelle en eenvoudige manier zicht krijgen op de competenties waarover de mogelijke kandidaten beschikken. Dit versnelt de selectieprocedure.

U kunt de prestaties van uw werknemers beter beoordelen

Na het definiëren en helder omschrijven van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de benodigde competenties, zal het beoordelen van het functioneren van de werknemer ook een stuk eenvoudiger zijn. Immers, met een overzicht kunt u gemakkelijker toetsen hoe uw medewerker zijn of haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitvoert.

Aan het functieprofiel kunt u uw beoordelingssystematiek koppelen. Wat verwacht u qua prestatie in de uitoefening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden? Door dit helder en objectief te definiëren, heeft de medewerker inzicht in wat van hem of haar wordt verwacht om goed of zeer goed te presteren.

U heeft een beter inzicht in de verdeling van de werkzaamheden in uw organisatie

Door alle functieprofielen naast elkaar te zetten, vormt dit een totaalbeeld van de benodigde werkzaamheden in uw organisatie. Het biedt dan tevens inzicht in de verdeling over de diverse functies. Bij reorganisaties om het aantal werkplekken te verminderen of juist bij een uitbreiding van de activiteiten van uw organisatie heeft u veel voordeel van dit inzicht.

U verkrijgt meer inzicht in het verbeteren van de prestaties van de organisatie als geheel

Door het inzicht in de prestaties van uw individuele medewerkers, heeft u bij een uniforme beoordelingsmethode ook meteen een totaaloverzicht van de prestaties van uw afdelingen, divisies en bedrijfsvestigingen. Door de prestaties met elkaar te vergelijken, kan men van elkaar leren en de prestaties van de organisatie als geheel verbeteren.   

Ondersteuning bij het opstellen van goede functieprofielen

Wilt u meer weten over het opstellen van functieprofielen of over het beoordelen van het functioneren van uw werknemers, vraag dan gratis onze checklist functieprofielen aan of stel vrijblijvend uw vraag door onderstaand contactformulier in te vullen.