• Home
• Kennisbank
• Arbeidsrecht
• Ontslag en reorganisatie
• Stappenplan reorganisatie

Reorganisatie? Een goede voorbereiding in 7 stappen

Als u de knoop eenmaal heeft doorgehakt dat er een reorganisatie moet plaatsvinden in uw organisatie, wilt u zich als ondernemer goed voorbereiden. Met name als er arbeidsplaatsen komen te vervallen, moet u op de hoogte zijn van de toepasselijke wet- en regelgeving om te voorkomen dat de gestelde doelen niet gehaald kunnen worden. Welke stappen moeten doorlopen worden, zodat u de uiteindelijke ontslagaanvraag goed kunt voorbereiden? U leest in het onderstaand artikel.

Wat kan NewBaze voor u betekenen bij reorganisaties?

NewBaze adviseert u en helpt u bij het aanvragen van het ontslag van uw medewerkers. Bij een noodzakelijke reorganisatie van uw bedrijf staan wij u bij door vooraf goed de strategie te bepalen en tijdens het proces daadkrachtig te handelen. Of wordt u zelf geconfronteerd met (een voornemen tot) ontslag? Dan kunt u hiervoor bij ons terecht voor een deskundig advies. Wij begeleiden u stap voor stap om te voorkomen dat u voor onverwachte en onaangename verrassingen komt te staan.

Bent u geïnteresseerd? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel ons op telefoonnummer 078-200 13 14.

Stap 1. Stel de doelen vast

De eerste stap die gezet moet worden nadat het besluit tot reorganisatie is gevallen, is om de kaders te schetsen van de doelen die u als ondernemer wilt bereiken. Wat gaat er mis in de organisatie en welke veranderingen kunnen er ter verbetering worden doorgevoerd? Meestal is het doel om kosten te besparen en/of de efficiency te verhogen in economisch moeilijke tijden.

Om dit doel te bereiken kan men ervoor kiezen om het personeelsbestand in te krimpen. In dat geval hoeft er in principe niets te wijzigen aan hoe de onderneming georganiseerd is. Maar het kan ook zijn dat bepaalde functies, afdelingen of managementlagen in zijn geheel komen te vallen. Hierdoor zal de organogram wel moeten worden aangepast. 

Stap 2. Bepaal de wettelijke kaders

Zodra de contouren van de reorganisatie meer inzichtelijk zijn, zal de ondernemer zich afvragen welke wetten en regels van toepassing zijn. Denk hierbij aan:

• Als er arbeidsplaatsen vervallen binnen een groep uitwisselbare functies, bent u gebonden aan een bepaalde ontslagvolgorde, gebaseerd op het afspiegelingsbeginsel.
• Als er binnen een periode van 3 maanden 20 of meer werknemers vanwege bedrijfseconomische redenen binnen uw bedrijf worden ontslagen binnen 1 werkgebied van het UWV, dan is er sprake van collectief ontslag. Dit betekent dat u melding moet doen bij UWV en de vakbonden met leden binnen uw bedrijf. Ook moet er overleg plaatsvinden met de vakbonden en de ondernemingsraad.
• Zijn er in de regel meer dan 50 medewerkers werkzaam in uw organisatie, dan heeft de ondernemingsraad een adviesrecht. Dit is het recht de onderneming vooraf advies te geven bij een voorgenomen besluit tot een belangrijke wijziging van de organisatie.

Stap 3. Maak een reële tijdsplanning

Een reorganisatie, inclusief voorbereiding, adviesaanvraag en UWV traject neemt al snel minimaal 4 à 5 maanden in beslag. Met een verkregen ontslagvergunning moet daarna de arbeidsovereenkomst nog formeel opgezegd worden. De opzegtermijnen kunnen variëren van 1 maand tot 6 maanden. Van de opzegtermijn mag u de periode aftrekken waarin het UWV de ontslagaanvraag heeft behandeld, maar bedraagt altijd minimaal 1 maand.

Bij een collectief ontslag of verplichte adviesaanvraag bij de ondernemingsraad zal het traject in de regel langer duren.

Stap 4. Breng de data van uw personeel in kaart

Maak een geactualiseerd overzicht van alle arbeidsplaatsen in uw organisatie. Met name is van belang inzicht te verkrijgen op welke basis de medewerkers voor u werkzaam zijn (vast of met een (aflopend) flexibel contract, in dienst op basis van een arbeidsovereenkomst, gedetacheerd of als zelfstandige, AOW-gerechtigden, enzovoort).

Indien er sprake is van het vervallen van arbeidsplaatsen binnen uitwisselbare functies, deel de medewerkers dan in leeftijdsgroepen in, zodat op basis van het afspiegelingsbeginsel de ontslagvolgorde kan worden bepaald. Doe dit per bedrijfsvestiging.

Stap 5. Bepaal de peildatum en maak een afspiegelingsberekening

Bepaal vervolgens de peildatum. De hoofdregel luidt dat er moet worden afgespiegeld per de datum waarop de ontslagaanvragen bij het UWV worden ingediend. Maar als werkgever kunt u ook kiezen voor een eerdere, objectiveerbare datum, bijvoorbeeld het moment waarop de werknemers schriftelijk gemeld wordt dat zij boventallig zijn.

Als er binnen een groep uitwisselbare functies ontslagen moeten vallen, bepaalt u aan de hand van de gekozen peildatum vervolgens de ontslagvolgorde op basis van het afspiegelingsbeginsel. Hierbij dient u er rekening mee dat vanwege opzegverboden (bijvoorbeeld tijdens ziekte of zwangerschap) of opzegging door de werknemer de ontslagvolgorde kan veranderen. Heeft u ervoor gekozen om alle functies binnen een groep uitwisselbare functies te laten vervallen en nieuwe functies te creëren (de stoelendansmethode) of vervallen alleen unieke functies, dan hoeft u de afspiegelingsberekening niet te maken. 

Stap 6. Stel de herplaatsingsmogelijkheden vast

Bij elk voorgenomen ontslag door de werkgever moet de werkgever bezien of hij de werknemer binnen zijn organisatie kan herplaatsen. De werkgever moet kunnen aantonen dat er geen vacature voor een passende functie is of dat hiervoor een vacature op korte termijn zal ontstaan. Lees ons artikel over de herplaatsingsplicht als u hier meer over wilt weten.

Stap 7. Bereid de daadwerkelijke aanvraag voor

Het is verstandig om de voorbereidingshandelingen te plannen en de benodigde documenten klaar te maken, voordat de ontslagaanvraag bij het UWV wordt ingediend. Denk hierbij aan de planning van de informatiebijeenkomst of individuele gesprekken, de tekst voor de brieven van de uitnodigingen, waarin de boventalligheid wordt bevestigd, de vaststellingsovereenkomsten en eventueel de aanbieding voor een andere functie in het kader van de herplaatsingsplicht.

Om strategische ziekmeldingen te voorkomen doet u er verstandig aan eerst een formele (nog niet volledige onderbouwde) ontslagaanvraag in te dienen bij het UWV. Een formele ontslagaanvraag die de dag voor de ziekmelding is ingediend, kan dan voorkomen dat het dienstverband met de zieke werknemer wegens het opzegverbod niet opgezegd kan worden.

Heeft u vragen over een voorgenomen reorganisatie?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel ons op telefoonnummer 078-200 13 14. Wij helpen u graag verder.