Ga direct naar de inhoud.

Wat mag u vastleggen over uw werknemers?

Voldoet u aan de regels met uw personeelsdossiers?

Het bewaren en verwerken van gegevens van werknemers in een personeelsdossier is aan vele wetten en regels gebonden. Misschien ziet u door de bomen en bos niet meer. In het onderstaande artikel leggen wij u stapsgewijs uit met welke wettelijke verplichtingen u rekening moet houden bij het aanleggen van een personeelsdossier. Met onze checklist 'Beheer personeelsdossier' controleert u of u een juist dossierbeheer voert.

Welke rechtsregels gelden er bij het beheer van een personeelsdossier?

De werkgever is op grond van diverse wettelijke verplichtingen gehouden om informatie over de werknemer of de arbeidsverhouding aan (overheids-)instanties te verstrekken. Ook kan een werkgever niet als “goed werkgever” handelen, als hij niet beschikt over de persoonsgegevens over de werknemer, de arbeidsvoorwaarden of over zijn of haar functioneren.

Daarentegen is de werkgever bij het verzamelen van deze gegevens verplicht om hierin zo zorgvuldig en terughoudend mogelijk te zijn, om zodoende de privacy van de werknemer te waarborgen. De verplichtingen van de werkgever bij het aanleggen en beheren van een personeelsdossier kan dan ook in twee categorieën opgedeeld worden: de informatieplicht en de privacyplicht.

Wat houdt de informatieverplichting van de werkgever concreet in?

Op grond van de Wet Identificatieplicht moet de werkgever bij het aannemen van personeel de identiteit van de werknemer controleren door middel van een geldig identiteitsbewijs. Een kopie van dit bewijs dient de werkgever tot 5 jaar na uitdiensttreding te bewaren.

In het Burgerlijk Wetboek zijn nog meer informatieverplichtingen voor de werkgever opgenomen. De werkgever dient een schriftelijke of elektronische opgave te doen van een aantal gegevens over het dienstverband (art. 7:655 BW). Normaal gesproken worden die gegevens vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Ook is de werkgever verplicht voor iedere loonbetaling een specificatie verstrekken (art. 7:626 BW).

Daarnaast gelden nog een groot aantal fiscale verplichtingen voor de werkgever, zoals het aanmelden van iedere nieuwe werknemer voor de loonheffing, het voeren van een juiste loonadministratie en het opmaken en het aan de werknemer verstrekken van een jaaropgaaf.

Gegevens mogen niet zonder meer aan derden worden verstrekt. In ons artikel over personeelsgegevens kunt u verder lezen, wanneer u hiervoor de expliciete toestemming van uw werknemer nodig hebt.

Wat houdt de privacyplicht van de werkgever in?

De werkgever mag alleen die persoonsgegevens verzamelen, die vallen onder het Vrijstellingsbesluit van de Wet bescherming persoonsgegevens. Kort gezegd zijn dit de gegevens die de werkgever nodig heeft voor een goede uitvoering van de arbeidsrelatie en alle andere gegevens, die de werkgever moet verzamelen om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

De werkgever is gehouden deze gegevens voldoende te beschermen tegen verlies, diefstal of onbedoeld lekken naar onbevoegden. Mocht ondanks deze afscherming toch gegevens gelekt zijn, dan kunt u onder bepaalde omstandigheden gehouden zijn dit te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wilt u hierover meer weten? Lees dan verder in ons artikel over de Meldplicht Datalekken.

Zodra het doel waarvoor de gegevens werden verzameld niet meer aanwezig is, moet de werkgever de gegevens vernietigen. Welke gegevens de werkgever mag verzamelen en hoe lang deze bewaard mogen worden, leest u verderop in dit artikel.

Welke gegevens mogen worden bewaard in een personeelsdossier?

Als gegevens worden bewaard, die direct naar een individuele werknemer te herleiden zijn, dan mag de werkgever op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet zonder meer alle gegevens over de werknemer in het dossier bewaren. De gegevens, die de werkgever wel mag verzamelen ten behoeve van het uitvoeren van haar taak als goed werkgever, kunnen worden opgedeeld in een aantal categorieën:

  • persoonlijke gegevens (o.a. naam, adres, bsn, geboortedatum, bankrekeningnummer)
  • arbeidsvoorwaarden (o.a. arbeidsovereenkomsten, pensioenregeling, verlofoverzicht, onkosten, bonusregeling)
  • functioneren (o.a. functieomschrijving, beoordelingen, POP, gevolgde opleidingen)
  • verlof en ziekteverzuim (o.a. vakantieverlofoverzicht, ziekteverzuimregistratie, verslagen bedrijfsarts, plan van aanpak)
  • overige zaken (o.a. eigen aantekeningen, correspondentie met werknemer)

Wat mag niet in een personeelsdossier bewaard worden?

Medische gegevens mogen alleen bewaard worden door de bedrijfsarts en niet door de werkgever. Gegevens over godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, seksuele geaardheid mogen evenmin door de werkgever worden verzameld, tenzij deze door de aard van de organisatie van de werkgever wel relevant zijn. Zo mag een politieke partij van haar werknemers gegevens over het lidmaatschap van een politieke partij verzamelen, maar een verzekeringsmaatschappij niet.

Wat is de bewaartermijn van de gegevens in het personeelsdossier?

Sollicitatiebrieven en c.v.’s van afgewezen sollicitanten dient u uiterlijk 4 weken na de afronding van de sollicitatieprocedure te vernietigen. Alleen als de sollicitant uitdrukkelijk toestemming verleent voor het langer bewaren van deze gegevens, mag u deze maximaal 1 jaar bewaren.

Daarnaast gelden de voorgeschreven bewaartermijnen van gegevens uit het personeelsdossier:

  • 7 jaar: gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn.
  • 5 jaar: loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de ex-werknemer.
  • 2 jaar: alle overige informatie.

Gegevens die u na uitdiensttreding niet meer nodig hebt zoals beoordelingsverslagen, overzichten van vakantie- en ATV-dagen, overzichten van ziekteverzuim etc. dient u meteen te vernietigen.

Heeft u nog vragen over personeelsdossiers?

NewBaze begeleidt ondernemingen bij een goed juridisch beheer van de personeelsdossiers. Wij bieden u praktische handvatten om te voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Ook leren wij u in het kader van de Wet Werk en Zekerheid hoe u het beste het functioneren van uw werknemers kunt documenteren. Heeft u vragen? Neem contact met ons op via 088-9951100 of vul onderstaand contactformulier in. Wij helpen u graag.

Meer informatie

Met een advies van NewBaze over dossierbeheer:

  • Weet u welke specifieke verplichtingen voor uw organisatie van toepassing zijn
  • Krijgt u duidelijke uitleg
  • Krijgt u praktische oplossingen, die ook op de langere termijn werken
  • Worden vooraf heldere afspraken met u gemaakt over de kosten
×
NewBaze.nl maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden.
Lees meer over cookies