Ga direct naar de inhoud.

Wat kunt u bereiken met algemene voorwaarden?

Profiteer optimaal van uw algemene voorwaarden

Veel juridische conflicten kunnen voorkomen worden met goede contracten, dus ook met goede algemene voorwaarden. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld uw aansprakelijkheid in verregaande mate beperken. Ook kunt u zekerheden voor de betaling van uw producten of diensten bedingen. Of u kunt bepalen welke rente en kosten betaald moeten worden, als de wederpartij zijn verplichtingen niet nakomt.

Op het internet treft u vele voorbeelden van algemene voorwaarden aan, die gratis gedownload kunnen worden. Maar hiermee heeft u nog geen garantie, dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, up to date zijn, overeenstemmen met uw activiteiten of niet onredelijk bezwarend zijn. Alleen dan kan het gebruik van de kleine lettertjes u veel tijd en geld besparen.

Hoe werken algemene voorwaarden in uw voordeel?

Wij begrijpen dat u tijdens het zakendoen niet altijd in eerste instantie denkt aan uw algemene voorwaarden. Dat komt later wel, denkt u dan. Maar als de nood aan de man is en u wilt een beroep doen op een bepaald beding in uw algemene voorwaarden, gelden wel een aantal randvoorwaarden. Voor een optimaal profijt van uw algemene voorwaarden hebben wij voor u een viertal essentiële condities geformuleerd.

1. Zorg dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn

Om een beroep te kunnen doen op uw algemene voorwaarden moet u:

  • bij het sluiten van het contract bevestigen dat de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst, en
  • uw handelspartner vooraf de mogelijkheid hebben geboden kennis te nemen van de inhoud van uw algemene voorwaarden (informatieplicht).

Aanbod en aanvaarding van algemene voorwaarden

De wet bepaalt dat algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing worden, als dat is overeengekomen. Hoe dat moet worden overeengekomen bepaalt de wet niet specifiek. In algemene zin geeft de wet aan dat uw voorwaarden in ieder geval van toepassing zijn als deze “door ondertekening van een geschrift of op andere wijze de gelding van algemene voorwaarden heeft aanvaard”.

In de praktijk wordt in een overeenkomst of een opdrachtbevestiging opgenomen dat bepaalde voorwaarden waarnaar wordt verwezen van toepassing zijn. Als die overeenkomst wordt gesloten, is het uitgangspunt dus dat de voorwaarden daarmee gelden, ongeacht de vraag of de wederpartij de inhoud van de voorwaarden kende. Zelfs als u weet dat de wederpartij de algemene voorwaarden niet gelezen heeft, zit de wederpartij er in principe aan vast (artikel 6:232 BW).

De voorwaarden van toepassing verklaren bij een mondelinge overeenkomst maakt de voorwaarden eveneens bindend. Ter voorkoming van het feit dat de bewijsproblemen is het laten ondertekenen van de overeenkomst of opdrachtbevestiging echter altijd aan te raden.

Informatieplicht bij algemene voorwaarden

Wanneer de algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard in de ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging, dan gelden zij tussen partijen. Echter, de wederpartij heeft de mogelijkheid om de algemene voorwaarden te vernietigen, als hem of haar niet een redelijke mogelijkheid is geboden om kennis te nemen van de algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst. Maar wat wordt er nu verstaan onder “een reële mogelijkheid” en is er voldaan aan de informatieplicht?

Er wordt voldaan aan de informatieplicht:

  • als de algemene voorwaarden zijn overhandigd of toegezonden zijn (terhandstelling) vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit kan bijvoorbeeld door het afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterzijde van de offerteaanvraag, de inkooporder of een ander document dat in het kader van de totstandkoming van de overeenkomst dienst doet;
  • als vóór de totstandkoming van de overeenkomst aan de wederpartij bekend gemaakt wordt, dat de voorwaarden ter inzage liggen, maar alleen als terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is (bijv. voor supermarkten);
  • bij een elektronische overeenkomst moet de gebruiker niet alleen de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar stellen, maar ook zorgen dat de wederpartij de algemene voorwaarden op kan slaan.

Gebeurt de terhandstelling na het sluiten van de overeenkomst (bijvoorbeeld pas bij toezending van de opdrachtbevestiging), dan is dat te laat.
Als de algemene voorwaarden al eerder (bijvoorbeeld bij een vorige transactie) zijn overhandigd of toegezonden, dan is aan de informatieplicht voldaan, ook al is dat geruime tijd geleden. Als de algemene voorwaarden nadien wijzigen, moeten ze opnieuw ter hand gesteld worden. Het is ook verstandig om na het verstrijken van geruime tijd om opnieuw de voorwaarden toe te zenden.

2. Vermijd dat uw algemene voorwaarden onvolledig, tegenstrijdig of verouderd zijn

Zijn uw algemene voorwaarden van toepassing, dan wilt u uiteraard dat de bepaling, waar u een beroep op doet, rechtsgeldig, duidelijk en praktisch uitvoerbaar zijn. Soms is dat niet het geval. Hieronder geven wij u een aantal tips om deze valkuilen te vermijden.

Onvolledig: zet de puntjes op de i

In sommige algemene voorwaarden is wel een uitgebreid artikel opgenomen over de aansprakelijkheid, maar is een bepaling over het uitsluiten van aansprakelijkheid voor gevolgschade niet aanwezig. En juist deze gevolgschade kan tot een enorm bedrag oplopen, dat niet in verhouding staat met de waarde van uw dienst of product. Zonder uitsluiting van de gevolgschade kan een softwarebedrijf aansprakelijk worden gesteld voor gederfde winst als de koper een aantal dagen niet in het computersysteem kon, doordat de geleverde software een klein foutje bevatte.

Tegenstrijdig: wiens algemene voorwaarden gelden?

Wat gebeurt er als uw contractspartij ook algemene (inkoop)voorwaarden hanteert, die zij van toepassing verklaart bij de acceptatie van uw offerte? Welke voorwaarden gelden dan? De wet (art. 6:223 lid 3 BW) bepaalt dat de eerst geaccepteerde voorwaarden gelden, zodat aan de tweede verwijzing geen werking toekomt. Dit is alleen anders als in de opdrachtbevestiging de toepasselijkheid van de in de offerte genoemde algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen.

Bent u afnemer/inkoper en wilt u dat alleen uw algemene voorwaarden gelden, dan moet u én uw algemene voorwaarden voor of tijdens het bevestigen van de offerte van toepassing verklaren én de algemene voorwaarden van uw leverancier uitdrukkelijk afwijzen. Bent u leverancier, dan moet u erop letten dat uw wederpartij niet uitdrukkelijk uw algemene voorwaarden van de hand wijst. Als dit gebeurt, geef dan aan, dat uw offerte alleen geldt als uw algemene voorwaarden integraal worden geaccepteerd. Het is in ieder geval verstandig in uw eigen algemene voorwaarden op te nemen dat u de algemene voorwaarden van uw contractspartij afwijst.

Verouderd: voorkom misslagen

Als een bepaling in uw algemene voorwaarden verouderd is, loopt u het risico dat de betreffende bepaling nietig is. Zo kan het voorkomen dat het innen van uw incassokosten niet lukt, omdat uw voorwaarden niet zijn aangepast aan de in juli 2012 gewijzigde incassowetgeving.  
Wanneer u naast het verlenen van diensten ook producten gaat leveren, is het raadzaam uw algemene voorwaarden hierop aan te passen. Niets is zo vervelend als tijd en geld te moeten spenderen aan het overtuigen van de wederpartij met de juiste uitleg van een verouderde bepaling.

3. Stem uw algemene voorwaarden af op uw bedrijfsactiviteiten

Veel algemene voorwaarden, die u van het internet kunt downloaden, bevatten geen specifieke bepalingen voor uw branche. Wanneer u algemene voorwaarden hanteert, gericht op de levering van producten, terwijl uw onderneming diensten verricht, benut u uw algemene voorwaarden niet optimaal.

Zo zal bij een bedrijf dat licenties verkoopt de intellectuele eigendomsrechten specifieke bepalingen bevatten en zal een detacheerder van personeel willen voorkomen dat na afloop van het contract haar personeel zonder enige vergoeding in dienst treedt bij de afnemer. Een bedrijf dat cursussen verkoopt zal profijt hebben van een bepaling dat een deel van de kosten van de cursus worden vergoed, als de cursist de cursus annuleert. Het afstemmen van uw algemene voorwaarden op specifieke problemen in uw branche maakt uw rechtspositie een stuk sterker.

4. Controleer of uw algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend zijn

Handelt u met consumenten, dan kunnen uw algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd worden, als zij onredelijk bezwarend zijn voor deze consumenten. In de wet is in art. 6:236 BW opgenomen welke bepalingen nietig zijn (zwarte lijst) en in artikel 6:237 BW welke bepalingen vernietigd kunnen worden, omdat ze vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn (grijze lijst).

Ook door kleine bedrijven (bijvoorbeeld zzp’ers of kleine winkeliers) kan een beroep gedaan worden op de nietigheid of vernietigbaarheid. Deze zogenaamde reflexwerking komt niet toe aan grotere bedrijven, die regelmatig contracten sluiten. Deze bedrijven worden geacht zelf voldoende kennis in huis te hebben of deskundigen te kunnen inschakelen, om zodoende de kleine lettertjes te begrijpen en hierover te kunnen onderhandelen.

Laat uw algemene voorwaarden controleren

Contracteert u regelmatig met andere partijen? Dan is het verstandig om uw algemene voorwaarden door ons te laten toetsen. Wij kunnen u adviseren over de mogelijkheden om – zonder verlies van uw juridische positie – snel en efficiënt zaken te doen.

Met onze gratis checklist kunt u alvast nadenken wat u belangrijk vindt en hoe u uw algemene voorwaarden wenst in te richten. Bent u geïnteresseerd? Neem dan contact met ons op via onderstaand contactformulier.

Meer informatie

Laat NewBaze uw algemene voorwaarden opstellen: 

  • Minder discussie met uw handelspartner
  • Volledig toegesneden op uw organisatiedoelen
  • Beter beschermd tegen aansprakelijkheden, onverwachte kosten en onnodige verplichtingen
  • Aanpak specifieke risico's van uw manier van zakendoen
  • Leesbare en begrijpelijke teksten
  • Vaste prijsafspraken mogelijk
×
NewBaze.nl maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden.
Lees meer over cookies