Waar moet een goede geheimhoudingsverklaring aan voldoen?
Op veel momenten kan een geheimhoudingsverklaring, ook wel non-disclosure agreement (NDA) genaamd, goed van pas komen in uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld wanneer eigen personeel of uw opdrachtnemers toegang hebben tot bedrijfsgevoelige informatie, wanneer u een nieuw idee aan een investeerder voorlegt of als een andere partij inzicht in uw cijfers en contracten wil in het kader van een bedrijfsovername. Wat moet er in een geheimhoudingsverklaring staan om te zorgen dat anderen uw bedrijfsgevoelige informatie niet doorspelen aan onbevoegde derden?
Wanneer is het slim een geheimhoudingsverklaring te gebruiken?
Indien een organisatie geïnteresseerd is in de overname van (een deel van) uw bedrijf, zal men voor het doen van een overnamebod eerst inzage willen hebben in de financiële, fiscale, juridische en commerciële aspecten van uw bedrijf. Wanneer partijen zover zijn dat er werkelijk een due diligence (boekenonderzoek) gaat plaatsvinden, is het zaak om de geheimhouding goed te regelen. Dit kan als onderdeel van een intentieverklaring, maar ook in een aparte non disclosure agreement. U wilt immers niet dat concurrenten met uw vertrouwelijke gegevens aan de haal gaan.
Ook als u een nieuw product of dienst heeft ontwikkeld en u zoekt investeerders, biedt een geheimhoudingsverklaring uitkomst, als u niet wil dat onbevoegde derden kennis nemen van uw idee en dit eerder dan u op de markt brengen.
Voorts kan een geheimhoudingsverklaring bescherming bieden als u derden inschakelt om werk voor u te verrichten. Bijvoorbeeld als u een IT bedrijf inhuurt om een nieuw CRM pakket voor u te ontwerpen, of als u met een zzp’er overeenkomt om diensten te verrichten bij uw klanten. De informatie, waarin het IT bedrijf of de zzp’er inzage krijgt, kan immers gebruikt worden om u in een nadeliger positie te brengen.
Tenslotte is het van belang om de geheimhouding van uw personeel ten aanzien van vertrouwelijk gegevens goed te regelen. Dit speelt met name een rol als het dienstverband eindigt. Lees meer hierover in ons artikel over de arbeidsrechtelijke aspecten van bescherming van bedrijfsgevoelige informatie.
Hoe werkt een geheimhoudingsverklaring?
In beginsel kan het onbevoegd lekken van vertrouwelijke informatie al een onrechtmatige daad of een wanprestatie opleveren tegenover de benadeelde partij. Maar het bewijs van de onrechtmatigheid of wanprestatie in dergelijke zaken is vaak zeer lastig te leveren. Immers, was de gelekte informatie wel vertrouwelijk en welke directe schade heeft de benadeelde hierdoor dan geleden?
Door in een geheimhoudingsverklaring goed te omschrijven welke informatie onder de geheimhouding valt, is er geen of minder discussie over de aard van de informatie die onbevoegd aan derden is verstrekt.
De boete in de geheimhoudingsverklaring heeft een tweeledige functie. Het werkt als stok achter de deur om te zorgen dat er geen overtredingen plaatsvinden én het heeft tot gevolg dat u zich niet in allerlei bochten hoeft te wringen om uw schade aangetoond te krijgen. Door in de boete op te nemen dat u in plaats van de boete ook volledige schadeloosstelling kunt eisen, heeft u altijd de mogelijkheid te kiezen om een (hogere) schadevergoeding op de overtreder te verhalen.
Tenslotte heeft een geheimhoudingsverklaring het voordeel dat u de wederpartij niet in gebreke hoeft te stellen. Door op te nemen in de overeenkomst aan welke verplichtingen de ontvanger van de informatie zich moet houden, is de ontvanger meteen in verzuim als vaststaat dat die zijn of haar verplichting heeft geschonden.
De reikwijdte van de geheimhoudingsverklaring
Ook al sluit u een goede geheimhoudingsveklaring, u kunt hiermee nooit 100% voorkomen dat uw bedrijfsgevoelige informatie bij onbevoegden terecht komt. Overeenkomsten worden nu eenmaal bewust of onbewust geschonden. Het is dan ook verstandig om een ‘need-to-know’-aanpak te hanteren voor gevoelige informatie. Geef degene die toegang heeft tot de informatie enkel toegang tot de informatie die hij of zij nodig heeft, niet tot meer.
Leg bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement vast dat werknemers of opdrachtnemers niet bevoegd zijn om bedrijfsinformatie per e-mail te verzenden naar hun privé e-mail, als zij thuis via een online verbinding al toegang kunnen krijgen tot de server van uw organisatie.
Ook het delen van informatie kan soms onbedoelde gevolgen hebben. Vaak moet de informatie immers intern met collega’s worden besproken om te bepalen of ze er wat mee kunnen. Door in de geheimhoudingsverklaring op te nemen dat de ontvanger verantwoordelijk is voor het doorleggen van de geheimhoudingsverplichting, is de naleving hiervan beter gewaarborgd.
In ieder geval is het verstandig om de vertrouwelijk informatie als zodanig herkenbaar te maken doordat er op het document “vertrouwelijk” staat. Met name voor e-mails is dit aan te raden.
Conclusie: een geheimhoudingsverklaring kan zinvol zijn
Uw bedrijfsgevoelige informatie houdt u het liefst geheim. Maar soms moet u deze informatie aan derden verstrekken om uw doelen te bereiken. Doe dit dan wel op een manier die u het meeste waarborgen biedt: namelijk door het overeenkomen van een goede geheimhoudingsverklaring. Dit is een belangrijk instrument voor uitvinders en innovatieve ondernemers. Vraag de checklist geheimhoudingsverklaring aan via onderstaand contactformulier. Of vraag een offerte aan voor een volledig op uw bedrijf en uw situatie toegesneden overeenkomst. Wij helpen u graag!